Modulo Spool

 

In un sistema documentale elettronico, il primo obbiettivo deve essere quello di eliminare la produzione dei documenti cartacei quando è possibile sostituirli con documenti elettronici in formato statico e validati con firma digitale. Risulta quindi fondamentale creare un collegamento tra il sistema documentale e il o i sistemi gestionali che producono documenti elettronici. 

 

Il Modulo Spool consente di definire regole di trattamento dei file che vengono generati da altri software e procedere automaticamente alla loro archiviazione. Si possono interpretare diversi formati di file, i più noti sono i file ascii, Ibm print Control, Ibm Ansi, Postel e soprattutto i file PDF.

La lettura di uno spool di stampa può essere utile anche quando il documento viene prodotto su carta, poichè ci fornisce in anticipo i dati di ricerca dei documenti che dovremo acquisire con lo scanner. Se ad esempio archiviamo lo spool dei documenti di trasporto emessi, in fase di acquisizione del cartaceo avremo la necessità di interpretare pochi dati (ad esempio la serie ed il numero) e abbinare l'immagine ai dati già acquisiti con lo spool.

 

 

Modulo Print

 

Il Modulo Print è un "agente" che sfrutta le impostazioni del Modulo Spool per automatizzare le attività di elaborazione degli spool, dei file pdf e gestisce l'eventuale stampa cartacea del documento archiviato. Il programma permette di gestire decine di profili che si preoccupano di elaborare le diverse tipologie di stampe e cancellare i files elaborati. Tra le opzioni c'è anche l'aggiornamento dei soli dati, la sostituzione, e un comodo log che evidenzia le operazioni effettuate. Il modulo può essere attivato automaticamente con le operazioni pianificate e chiudersi automaticamente a fine giornata per lasciare libero il database.

 

 

Modulo AutoSpool

 

AutoSpool è una evoluzione del sistema di elaborazione delle stampe ArchiSpool. Consente di interpretare gli indici forniti dal sistema gestionale tramite un file xml e archiviare automaticamente il file richiamato. Il gestionale in pratica deve generare due documenti, il primo è un file xml che contiene i dati che devono popolare i campi di ricerca dell'archivio, il secondo file è il documento vero e proprio. Questo metodo è flessibile e pratico anche se richiede uno sforzo da parte del fornitore del software gestionale nel creare i file xml.

 

 

Modulo Tel

 

E' il modulo che permette di Archiviare, suddividere, fascicolare in modalità elettronica, le ricevute di trasmissione delle dichiarazioni e degli F24 spediti con il programma Entratel.

 

 

Modulo Join

 

E' una funzione che attiva la gestione di un secondo file che rappresenta il documento. Questo può essere necessario per diversi motivi che vedremo. Il programma, per ogni record identificativo, normalmente associa 1 file denominato Sys_Filename. Questo può essere di qualsiasi tipo, compatibilmente con le autorizzazioni impostate dal responsabile della conservazione. Il file può essere firmato, in questo caso ne viene aggiunto un secondo in formato P7M, e marcato con marca temporale, per la marca si aggiunge un terzo file con estensione .tsr. Per particolari motivi può essere necessario rappresentare il documento con 2 files. Esempio vogliamo generare un documento da inviare e che riporti già il numero di protocollo di uscita. Il documento viene redatto con Word. In questo caso possiamo attivare il protocollo inserendo il file Word e ottenere un numero di uscita. Riportare il numero sul documento e salvarlo. Una volta inviato il documento dovremo INTEGRARE il protocollo con l'immagine dello stesso acquisita con scanner. Grazie al modulo Join non avremo necessità di creare un secondo record ma potremo aggiungere al primo l'immagine in formato pdf. Anche questo secondo file potrà avere firma e marca temporale. Altro esempio di doppia archiviazione sono i DDT. Questi vengono generati dal gestionale quindi risulta semplice archiviare il file ma una copia stampata viene sottoscritta manualmente dal trasportatore e dal destinatario, si rende quindi necessario conservare anche l'immagine di questa copia che ritorna dopo il trasporto. Anche in questo caso il record che identifica il DDT sarà collegato a due files che a loro volta potranno avere firme digitali o altro.

 

 

 Modulo Proto

 

E' il modulo per il protocollo dei documenti in entrata ed in uscita. Fornisce diversi metodi di acquisizione del documento, vengono automaticamente memorizzati diversi dati, nel caso di email anche il mittente, il destinatario, l'oggetto e la data. Il protocollo può essere distribuito tra più utenti; il programma verifica il numero assegnato al fine di evitare la duplicazione. 

 

 

Modulo Master

 

La creazione dei supporti di conservazione è una fase molto importante per una corretta gestione dell'archivio elettronico. Con il termine Masterizzazione si intende la preparazione di un pacchetto di dati che poi verrà copiato su supporti di sicurezza. Il pacchetto contiene i dati di ricerca, i documenti, il programma di consultazione e, se è attiva la conservazone sostitutiva, il file con le impronte dei documenti, le firme digitali e le marche temporali. E' una funzione che può operare sia su singoli archivi ma può anche "raccogliere" i documenti da archivi diversi raggruppandoli per soggetto fiscale. Questa funzione è utilissima per i centri servizi che operano conto terzi. Con la masterizzazione l'archivio viene messo in totale sicurezza, i record e i documenti non sono più modificabili, una copia dei dati e dei documenti viene memorizzata in una zona di sola lettura del server e viene copiata sui supporti ottici non riscivibili. La regola vuole che si facciano almeno 2 supporti e che vengano conservati in luoghi diversi. Le funzioni di Ripristino, permettono di ricostruire il sistema documentale partendo dai supporti ottici. Si otterrà una serie di record esattamente uguali all'originale archiviato, anche a distanza di anni.

 

 

Modulo Storico

 

E' un modulo particolarmente adatto agli uffici tecnici che vogliono gestire le revisioni dei files con autorizzazione.

 

Si configurano 2 archivi, uno per i documenti correnti e uno che raccoglierà i documenti storici (versioni precedenti) e 3 tipi di utenti, i Revisori, i Controllori e i Certificatori. Gli archivi sono PER DEFINIZIONE in sola lettura PER TUTTI, amministratori compresi. Per modificare un documento occorre avviare un "processo di revisione". 

Il file da modificare viene portato in una cartella di lavoro dove accedono solo gli utenti autorizzati, nel record originale viene applicato un avviso per gli altri utenti (documento in corso di revisione da ...).

Una volta completata la revisione, il documento viene passato alla fase successiva di Controllo e poi a quella finale di Certificazione. Con la certificazione, avviene la SOSTITUZIONE del documento corrente con quello nuovo e il vecchio viene inviato a storico.

Con la gestione delle revisioni, il documento ha sempre la stessa posizione e lo stesso nome file, la conclusione del processo sposta e rinomina il documento revisionato, mentre il nuovo prende il suo posto.

Questo aspetto è particolarmente significativo; immaginiamo di avere un documento word che richiama altri 4 documenti, se ne modifichiamo uno cambiandogli nome, dovremo modificare anche il documento che lo richiama, se lo modifichiamo mantenendo lo stesso nome, il riepilogativo richiamerà il nuovo documento senza dover apportare modifiche.

Il processo di certificazione può essere implementato dalla firma digitale del responsabile nella fase finale di approvazione.

 

 

Modulo Firma

 

Firma è il programma che permette di attivare sulla propria rete o sul proprio personal computer un sistema di archiviazione a norma di legge (Cnipa), in grado di firmare digitalmente tutti i documenti ed i Cd Rom archiviati e di generare un archivio legalmente valido che può sostituire quello cartaceo. Permette di gestire l'inventario dei soggetti, dei certificati digitali, quello dei supporti ottici; di attivare o disattivare permessi, autorizzazioni o altre funzioni, basando il proprio funzionamento sulle firme digitali dei singoli utenti.

 

I documenti informatici, firmati con firma digitale e memorizzati su supporti sottoscritti dal responsabile della conservazione SOSTITUISCONO A TUTTI GLI EFFETTI i documenti cartacei. 

 

Caratteristiche funzionali:

- Gestione certificati digitali di firma semplice o qualificata

- Firma digitale di documenti archiviati e non

- Marcatura temporale di documenti archiviati e non

- Firma e marcatura di una sequenza di documenti con un solo comando

- Creazione supporti ottici con file di chiusura

- Gestione dati fiscali

- Generazione file da trasmettere all'Agenzia delle entrate

 

 

Modulo Scan

 

Un programma per la scansione massiva ed il riconoscimento OCR, OMR, BAR CODE. Si collega agli archivi elettronici e consente di automatizzare e rendere veloce e semplice l'acquisizione dei documenti cartacei. Con il termine scansione massiva, si intende la possibilità di caricare nello scanner discreti quantitativi di fogli e di suddividerli automaticamente in documenti attraverso l'uso di parametri come una etichetta con codice a barre, un foglio separatore, un particolare riconoscimento. La scansione può essere effettuata con scanner Twain (dalla versione 2010.04.xx) e Isis e grazie alla scansione continua si sfrutta al massimo la velocità.